Stopka mailowa - osobista wizytówka w korespondencji elektronicznej

W dzisiejszych czasach większość kontaktów biznesowych jest prowadzonych drogą elektroniczną. E-maile składają się jednak nie tylko z samej treści! Jednym z dodatkowych elementów, które zawierać powinna każda profesjonalna wiadomość elektroniczna, jest odpowiednio zaprojektowana i zredagowana stopka mailowa. W tym artykule wyjaśniamy, czym ona jest, jakie funkcje pełni, co powinna zawierać oraz jak w prosty i szybki sposób można stworzyć profesjonalną, zgodną z aktualnymi wytycznymi stopkę mailową.

Czym jest stopka mailowa, do czego służy i dlaczego jest ważnym elementem korespondencji elektronicznej?

Stopka mailowa to dodatkowy fragment tekstu często połączony z elementami graficznymi, który jest automatycznie dodawany na końcu każdej wysyłanej przez konkretnego użytkownika wiadomości e-mail. Zazwyczaj znajduje się ona poniżej właściwej treści wiadomości oraz stanowi jej integralną część, choć formalnie jest osobnym elementem szablonu mailowego. To niewielka, ale bardzo istotna z wizerunkowego punktu widzenia składowa wiadomości, która pełni szereg ważnych funkcji.

Przede wszystkim, profesjonalna stopka mailowa pozwala odbiorcy łatwo oraz bezbłędnie zidentyfikować nadawcę, dowiedzieć się, jaką firmę lub instytucję reprezentuje oraz uzyskać dostęp do innych kanałów komunikacji. Stanowi również ważne narzędzie budowania zaufania i spójności wizerunkowej przedsiębiorstwa – szczególnie, jeśli wszyscy pracownicy używają jednolitego wzoru stopki.

Co więcej, dobrze zaprojektowana stopka mailowa może również pełnić funkcję marketingową, np. zachęcając odbiorcę wiadomości do odwiedzenia strony internetowej, zaobserwowania profili w mediach społecznościowych lub zapoznania się z aktualną ofertą. Biorąc to wszystko pod uwagę, warto poświęcić nieco czasu na przygotowanie estetycznej, przejrzystej oraz wartościowej merytorycznie stopki.

Profesjonalna stopka mailowa – jakie informacje powinna zawierać?

We właściwie zaprojektowanej stopce mailowej powinny zostać zawarte kluczowe dane identyfikujące nadawcę. Przede wszystkim, warto podać w niej pełne imię i nazwisko nadawcy, jego stanowisko, nazwę firmy, numery telefonu oraz adres e-mail. Cennym uzupełnieniem stopki będą również dane firmy – adres jej siedziby, numer NIP lub KRS. Stopkę można uatrakcyjnić wizualnie i umieścić w niej logo firmy, linki do strony internetowej i profili w mediach społecznościowych, a także krótką informację o aktualnej promocji, nowościach w ofercie lub innych istotnych działaniach.

Profesjonalną stopkę mailową można przygotować zarówno samodzielnie, jak i skorzystać z aplikacji webmailowej profesjonalnego programu pocztowego, co pozwali wdrożyć jednolity standard korespondencji w całej organizacji. Wystarczy wpisać swoje dane, dodać grafiki oraz zapisać gotowy szablon. Zostanie on automatycznie dołączony do każdej wysyłanej wiadomości e-mail. Dzięki temu rozwiązaniu stworzenie zawierającej wszystkie istotne informacje stopki mailowej zajmie kilka chwil, a całość będzie prezentowała się spójnie, estetycznie i profesjonalnie.

Artykuł sponsorowany

Źródło zdjęcia: pexels